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                常见问题

                如何组织一场高效率的会议?

                新一届党中央提出改变领导方式和工作方法,精简会议、文件,改进会风、文风,因此,提高会议效率无论对政府机关还是企业单位都具有「重要意义,本文将从一个会议组织〓者的角度看如何组织一场高效率的会议。

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                1.在组织一次会议之前,一定要明确此次会议的目的。会议不论大小、规模,都要有明确的会议议题及所要讨论、解决问题,并要让参会人员知晓,并∞提前做好准备工作。如果有会议资料需要让参会人员了解,一定要及时发放并叮嘱ぷ参会人员阅。


                2.参会人员▆范围一定要准确。一般参会人员需要组织人员、主持人、会议参与者和记录人。会议参与者范围既不能过大也不能过小。人数过多,表达意见过多√▼、分散,不易形成统一意见,而且也容易造成会议时间的冗长;人数过少,不能有效收集意见。


                3.做好会¤议前的准备工作。会议前准@ 备工作应包括发放会议通知,通知内容全面,应包括时间、地点、议题、参加人员、会议议程及所需时间、会议要求等,同时要确保发放到位,避免因为参加人未接到通知而〓影响参会的情形出现。会议现场的布置(包括会场宣传横幅的悬挂、会议座次』安排、席签、水果、茶杯、鲜花、资料、会议桌摆放形式)、调试好灯光、音响、空调等电子设备。


                4.会议ξ 过程中,要充分发挥主持人的协调作用。合理安排次序,一般重要的议题放卐在前面讨论。在开会时,要注意紧紧围绕会议议题发言,同时要控制好发言时间,有的企业为了控制时间,设置闹钟、提示器等设备进行提示,当发言人离题太远,也可以提醒主持人制止。当会议议题争ξ 论不下时,主持人应¤及时进行会场协调,保证会议顺利进行。

                5.会议过︽程中,还有▽做好服务。例如每隔一段时间就要让服务人员续水、会议有时需要临时增加与会人员,应及时通知等等,还有就『是突发情况的及时处置。


                6.会议结束后。有些重要的会议,还需要◇在会后形成纪要,应督促≡会议记录人员及时整理会议纪要,呈送相关领导审阅、下发。同时要根据会议记录的决议事项,加强执行∮监督。


                7.会议最后形成的会议文件要及时归档。别忘了,对于会议◣组织者要及时对会议整个组织流程进行反思,有哪些环节做得不够Ψ 好,有哪些环节做的好,及时总结,慢慢制定出会议组织的标准流程,这样既能节约时间、提高效率,也避免遗漏事◥项。


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